如何進行有效的視訊通話

取得適當的設備，尤其是音訊設備。

取得適當的設備，尤其是音訊設備。 現在大多數的筆電和顯示器都內建了視訊網路攝影機，它們通常都能勝任工作。音訊設備的品質較為參差不齊，但也很重要。你通常可以應付視訊方面的問題，但即使是很小的音訊故障也可能造成嚴重的阻礙。因此，在你前幾次通話時，主動詢問其他通話者你的音訊品質是否良好。不妨多做嘗試，一個合理的耳機麥克風組可能會帶來顯著的改善。必要時可以考慮購買麥克風，但通常最重要的就是靠近麥克風。如果你第一次使用這個設備進行視訊通話，請在加入大型通話前先找一個人測試看看。

開啟視訊。

開啟視訊。 視訊通話比純音訊通話進步許多。關鍵原因在於你可以看到你正在交談的人的臉。當我們面對面交談時，有許多線索會觸發我們的反應，而視訊通話讓我們可以對其中大部分線索做出反應。除非有正當理由，否則我不開視訊會被視為不禮貌。

而且有一些很好的理由。我們的某些全球電話會議導致我們的西海岸同事從凌晨 4 點開始工作 - 所以讓他們不用開視訊是合理的。有些地方你會覺得在背後顯示視訊很不自在。可能會有一些你無法避免的動作（請參閱後面的重點）。

不說話時請將麥克風靜音。

不說話時請將麥克風靜音。 背景噪音可能來自各種地方，所以我的習慣是在我不說話時將麥克風靜音，除非是一對一的通話。這樣我就能養成在想要說話時解除靜音的習慣。這也可以作為一個訊號。如果每個人都這樣做，那麼解除靜音就是你想要說話的訊號。

如果你的軟體允許，建議將其設定為加入通話時靜音。這樣你就不會因為背景噪音而宣布你的存在或忘記將麥克風靜音。

使用圖庫模式。

使用圖庫模式。 工具的視訊顯示通常有許多不同的方式可以設定螢幕。兩種常見的模式是講者模式，其中目前正在說話的人會佔滿整個螢幕；以及圖庫模式，其中每個參與者都在自己的視窗中可見。圖庫模式在此處更好，因為視訊頻道的價值在於不僅可以看到正在說話的人的臉，還可以觀察其他人的反應。如果你只看講者，你就會失去所有這些資訊。

我們最近一次通話中的擴大全球領導團隊。

將相機定位在你正在看著它的位置

將相機定位在你正在看著它的位置 大多數顯示器和筆電的網路攝影機都很好地定位在螢幕上方，所以如果你正在看螢幕，你就會直接看著相機。這是一件好事，因為你想要與通話中的其他人保持眼神接觸。如果你有單獨的網路攝影機，請以類似的方式設定它。如果你頭偏向一邊說話，看起來會很尷尬。

不要在你的背後放一盞明亮的燈。

不要在你的背後放一盞明亮的燈。 網路攝影機很聰明，但如果你在背後放一盞明亮的燈，你的臉就會變成一個黑色的斑點。同樣地，如果你在背後有一個窗戶，如果是在白天，你可能需要關上窗簾。建議你在會議開始時檢查你的視訊，看看其他人如何看到你，並在可能的情況下調整光線，這樣他們才能清楚地看到你的臉。如果你從同一個地方撥打很多電話，請考慮設定一些更好的燈光，讓你的臉部可見。

不要成為這個白痴

避免在畫面中移動

避免在畫面中移動 我們肉眼的視覺系統設計為對移動做出反應，因為移動可能是美味的食物或不那麼吸引人的掠食者。影片畫面中的移動會吸引所有人的注意力。如果你正在揮手示意，這會是一件好事，但要小心沒有意義的移動。你身後的一台風扇可能會非常令人分心。如果你無法保持相機穩定，例如在移動的車輛中，或如果筆記型電腦實際上放在你的膝蓋上，最好關閉影片。

不要使用會議室影片。

不要使用會議室影片。 如果多人在同一個辦公室，他們通常會進入那裡的會議室並使用房間中的影片設定。這樣做麻煩在於，參與者的臉孔太小，無法在畫廊檢視中看到。我比較喜歡即使在同一個地點的人們也能個別連線，這樣我們才能適當地看到他們。大多數網路攝影機可以使用兩台合適且友善的電腦，但不能超過兩台。這也有助於音訊，因為會議室音訊很少有好的。

使用聊天室。

使用聊天室。 大多數視訊會議工具都有聊天室功能，你可以在通話期間使用。這提供了一個有用的第二個頻道，可供插入註解、問題和建議下一個主題。如果你對影片中說的話做出反應，你可能需要增加一些背景，以便閱讀聊天室的人確切知道你在對什麼做出反應。如果有人列出三件事，而我在第二件事之後說「我同意」，沒有人會確定我同意什麼。

傳送簡報檔，而不是使用簡報者模式。

傳送簡報檔，而不是使用簡報者模式。 所有這些會議工具都支援不可避免的 PowerPoint（或類似軟體）。然後所有的人都會消失，取而代之的是不太引人注目的投影片。考慮改為傳送簡報檔，以便人們可以在檢視器應用程式中直接檢視簡報檔，而人們則在會議應用程式視窗中。我常常無法在簡報檔中看到詳細資訊，因為它在會議應用程式中太小了。或者，在你跳到下一張投影片之前，我可能想要檢查你在前一張投影片上的某些內容。如果你想要確保所有人都看著相同的事物，你隨時可以說「在第 53 頁」。如果我在家，我可以輕鬆地在巨型螢幕上同時看到簡報檔和人，如果在我的筆記型電腦上，我可以控制我要看什麼。

不要隱藏孩子和寵物。

不要隱藏兒童和寵物。我們不希望兒童進入通話並打擾通話，但他們突然出現並打聲招呼完全沒問題。如果一個孩子進來想要得到關注，而你必須暫時離開處理一下，沒有人應該感到尷尬。當 Camilla 的貓咪偷跑進畫面時，我總是會微笑。每個人都知道我們在家，只要牠沒有打擾通話，我們就不應該假裝自己身處在一個臨床辦公室。

如果頻寬有問題，請關閉視訊

如果頻寬有問題，請關閉視訊視訊很重要，但音訊更重要。如果你頻寬不足，且音訊品質不佳，請嘗試關閉視訊。僅有音訊的品質較差，但總比沒有好。

穿著舒適

穿著舒適自從我加入職場以來，辦公室服裝規定已經放寬許多，但我們在家中通話時通常可以穿得更休閒。不過還是有限度的。Thoughtworks 在辦公室的服裝規定非常有彈性（我記得規定曾經只說「你必須穿著得體」）。但對於全球管理通話，我還是會穿上 T 恤，而不是穿著睡衣上衣。（我保留不透露我穿什麼下半身的權利。）

不要打斷別人說話

不要打斷別人說話我在現場會議中發現人們打斷別人說話很令人沮喪，但在視訊通話中情況更糟，因為音訊頻寬小很多。如果兩個人同時說話，你將無法聽到他們任何一個人的聲音。如果發生這種情況，請讓步。通常一個手勢就可以快速傳達這個意思。（對我來說，視訊通話的這個明顯問題是過度說話的優點。）

如果你的連線不穩定，請使用電話進行音訊通話

如果你的連線不穩定，請使用電話進行音訊通話有時網路連線不可靠，你會發現自己在通話過程中斷線。如果開始發生這種情況，透過電話加入音訊通話並僅使用網路連線進行視訊和聊天會很有用。

花點時間探索你的工具

花點時間探索你的工具花點時間熟悉視訊會議軟體的運作方式是值得的。確保你知道如何輕鬆地開啟和關閉麥克風。探索聊天視窗等功能以及它們如何運作。如果很多人都是新手，請務必安排一場會議向大家展示它們如何運作。

使用手勢

使用手勢視訊的重點在於它允許我們使用與面對面會議中相同的肢體語言。當我同意別人的意見時，我喜歡大力點頭或豎起大拇指。如果我想說話，又不想打斷別人，我會舉手。

在我們的雷達會議中，我們使用彩色卡片進行投票（綠色：同意，紅色：不同意，黃色：需要進一步討論），我也會在視訊通話中拿出這些卡片。

記錄會議，但筆記可能更好

記錄會議，但筆記可能更好 如果有些人無法參加會議，那麼記錄會議是幫助他們了解錯過內容的便捷方式。儘管如此，通常有人做筆記會更好。我可以比觀看會議影片快很多地瀏覽筆記。例外情況可能是當你說「影片 43 分鐘處有很好的討論」，因此將其記錄下來並在筆記中新增時間戳記也很有幫助。

如果你確實記錄了影片，通常明智的做法是先徵求每個人的同意。與任何會議記錄一樣，最好新增摘要，特別是決策和所需行動的摘要。

考慮破冰/激勵活動

考慮破冰/激勵活動 我的許多同事喜歡使用有趣的破冰或激勵活動來開始會議或在漫長的會議中幫助保持能量水平。其中一些已針對虛擬會議進行調整，例如 這裡有來自 Paulo Caroli 的一些。就我個人而言，我無法忍受這些事情，無論是親自還是透過螢幕，所以不要邀請我參加那些會議。

適用於良好會議的通常準則

適用於良好會議的通常準則 視訊通話就像任何會議，許多規則都適用。確保有一個明確的目的，並且每個人都知道他們在那裡的理由。制定議程，並在所有可能需要知道的人員之前發送出去。如果人們彼此不認識，請先自我介紹。不要吃任何凌亂的食物。不要讓會議在沒有休息的情況下持續太久。確保通常的嫌疑人不會佔用所有發言時間。並且始終排在清單首位：這個會議真的有必要嗎？（我早就忘記了，我想用一份寫得很好的備忘錄來代替的會議次數。）