回顧反模式

丹麥的故事

一家組織決定在軟體開發方式上變得更敏捷。作為其中的一部分，他們引入了回顧作為一種學習方式。一些團隊成員認為回顧「妨礙」了「實際」工作。他們建議回顧可以比預定的 90 分鐘短。由於促進者在回顧方面經驗不足，她決定接受這個建議。

為了花最少的時間，他們縮短了回顧時間。這帶來了許多負面後果。讓我們專注於此處的一個反模式，我稱之為幸運輪[1]。在現實世界的幸運輪中，你有時會得到獎品，有時會輸。輸贏是隨機的，你無法做任何事情來提高機率。這也可能發生在團隊的回顧中。

促進者決定使用流行的「開始、停止、繼續」活動來收集資料。但為了節省時間，他們跳過了產生見解的步驟，這是回顧的 5 個階段之一。相反地，他們從收集資料跳到決定要開始做什麼、要停止做什麼，以及要繼續做什麼。

對於這個活動，促進者貼出三張海報，一張寫著「開始」，一張寫著「停止」，一張寫著「繼續」。接著，她請團隊寫下便利貼，並貼在海報上。其中一張便利貼寫著「開始配對程式設計」，另一張寫著「停止舉行這麼多會議」。團隊可以從中產生行動重點：「每週三天，進行三小時的配對程式設計」。以及「週三不開會，午餐後也不開會」。20 分鐘後，回顧就結束了！

這種舉行回顧的方式可能會造成嚴重的後果。如果便利貼只顯示症狀的解決方案，而不是實際問題，你只能解決表面問題。團隊沒有進行配對程式設計的原因，或許不是因為他們忘記了，而是因為心理安全感不足。在這種情況下，強迫他們在行事曆中排定時間表並不會有幫助。他們要不還是不會去做，要不就是會去做，但人們會感到不舒服，並離開團隊，甚至公司。

沒有進行配對程式設計的另一個原因可能是，他們不知道如何在遠端設定中進行。同樣地，這是一個無法透過在行事曆中排定配對程式設計時間來解決的問題。

會議的便利貼也適用相同的原則。會議的問題可能是品質，而不是數量。在這種情況下，減少會議次數並不會解決問題，只會讓問題變得不那麼明顯。當團隊要求減少會議次數時，通常可以透過改善「會議衛生」來解決真正問題。

幸運輪

當團隊「解決」症狀而非問題時，問題仍然存在，並且會再次出現。就像真正的《幸運輪盤》一樣，他們可能會幸運。他們解決的一些問題可能是真正的問題。但我們通常只看到症狀，並急於採取「解決方案」，而這些解決方案並未解決根本原因。結果是，即使這些短暫的回顧也感覺像是浪費時間，因為只討論和應對症狀是浪費時間。

反模式必須有一個「重構解決方案」，也就是一個比反模式解決方案更好的解決方案說明。在這種情況下，重構解決方案是確保在決定要採取什麼行動之前產生見解。在得出結論之前。您可以透過簡單地討論出現的問題來做到這一點。或透過「5 個為什麼」訪談。如果看起來像是一個複雜的問題，魚骨分析可能會很有用。複雜問題的範例包括「錯過截止期限」或「未遵循同行審查程序」。這樣說起來，它們聽起來很簡單，但簡短的說明隱藏了一個複雜性：這些問題可能有多種不同的原因。

陷入困境

在下一次回顧中，出現了另一個反模式。團隊希望討論供應商提供的糟糕軟體對他們造成的影響。軟體品質對團隊來說是一個持續的問題。他們自己的軟體系統受到此問題的嚴重影響，而且他們已嘗試將問題升級到管理階層。團隊之前已經討論過這個問題很多次。每次討論時，他們都會感到沮喪和難過，而且什麼都沒有改變。這讓回顧感覺像是浪費時間，因為討論他們無法改變的事情「就是」浪費時間。這是反模式身陷泥沼的範例。

當你身陷泥沼時，你會花時間在無法改善的事情上。而不是了解並改善你可以改變的問題。

重構解決方案是使用一項稱為身陷泥沼的活動，其中你要求團隊將他們正在討論的事情分成他們可以採取行動的事情、他們可以影響的事情，以及身陷泥沼的事情。當事情身陷泥沼時，它們是你無法改變的生活的一部分。你最好花時間接受並找到適應情況的方法。或透過讓自己脫離泥沼來改變你的情況。你可以在收集資料後立即使用此活動，如下所示。或者，你可以在決定要採取什麼行動時使用它，以避免在回顧時留下不在你的能力範圍內執行的行動點。

圖 1：我們可以做的事情、我們可以影響的事情、身陷泥沼的事情。

大嘴巴

在這個團隊中，他們現在知道如何將時間專注在他們可以改變的事物上，並且他們已經了解到花時間產生見解是多麼有價值。但他們仍然有一個問題。團隊中有一個大嘴巴。在回顧的所有討論中（以及所有其他會議中），這個大嘴巴會打斷並講述冗長的故事，讓其他團隊成員無法參與。主持人試圖邀請其他團隊成員發言，但情況並未改變。

這種反模式經常被發現，但並不難解決。首先要注意的是為什麼它是一個問題。有些人可能會說，如果某人有話要說，那麼就應該允許他們說出來，我同意。但對於回顧來說，團隊有時間分享、欣賞和共同學習。如果只有部分團隊成員能夠做到這一點，那麼時間可能會部分浪費。

對於有大嘴巴的團隊來說，經過重構的解決方案是避免全體討論。相反，將人員分成更小的組，甚至成對討論主題。您還可以引入更多寫作和移動便利貼而不是說話。[2]在回顧之後與大嘴巴交談甚至是有益的。他們可能沒有意識到他們對他人的影響，而且他們通常非常感謝了解到自己這一點。我曾與大嘴巴合作，他們發現意識到這種傾向改變了他們生活的更多方面。有些人是我們所謂的「積極思考者」，他們需要說話或做些什麼來思考。顯然，他們在思考時需要大聲說話，但這並沒有什麼壞處。